Organização pessoal começa com mesa limpa
Um dos problemas comuns que afetam a eficiência de uma pessoa é a desorganização da mesa de trabalho, cujo sintoma evidente é o excesso de papéis esperando pela sua atenção e ação. Perde-se tempo procurando papéis, revistando arquivos e pastas, manuseando centenas de vezes os mesmos papéis, na busca de um documento perdido. Alguns, erroneamente, interpretam a mesa cheia de papéis como símbolo da importância e da indispensabilidade de seus cargos. Mas, elas devem lembrar-se que a mesa cheia pode indicar desorganização pessoal, indecisão, procrastinação, insegurança, prioridades confusas e incapacidade de terminar tarefas dentro dos prazos.
Trabalhe em apenas um projeto de cada vez
Uma das regras da boa organização profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa. Como só podemos trabalhar num único projeto, todo o restante deve ser posto de lado e facilmente recuperável, quando precisarmos dele. Quando tem-se várias tarefas a cumprir, ao mesmo tempo, podemos ser distraídos, acabando por perder nossa concentração e foco.
Como ordenar o fluxo de papéis que chegam, diariamente
- Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que você possa pensar em querer reter.
- Manter tudo no seu lugar, exceto nos momentos em que você tem necessidade de trabalhar com eles.
- Despachar toda a papelada que puder, imediatamente. Lembre-se que 80% das tarefas que chegam pode ser executada na mesma hora.
- Não por de lado nenhum item antes de uma ação inicial - senão de solução, pelo menos de um encaminhamento para solução.
Um instrumento útil para sua organização é fazer uso de um caderno ou qualquer meio digital (editor de texto ou planilha eletrônica, agenda eletrônica, etc.), onde registramos tudo o que é preciso fazer ou lembrar e a data alvo ou o prazo para sua realização. Manusear, diariamente, este caderno de lista de tarefas, pois com ele planejamos o dia e a semana. Se vier algo à mente, registre neste caderno. Será surpreendente a melhoria obtida em sua organização pessoal.
O lixo
Não há melhor lugar para colocarmos boa parte dos papéis que chegam, todos os dias, do que a lixeira. Não tenha medo de jogar fora todos os documentos e papéis que não servem mais. Lembre-se de anotar informações importantes, antes de jogar no lixo. Com esta prática, estaremos esvaziando a mesa de coisas inúteis e preparando o terreno para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de idéias.
Faça agora. Não deixe para depois
Todos nós, com maior ou menor intensidade, tendemos a adiar tarefas e ações, deixando tudo para depois. Essa tendência à procrastinação quase sempre tem um custo alto, porque só nos cria mais trabalho, problemas, preocupações e crises. A procrastinação é um dos maiores desperdícios de tempo que existe e sua solução exige entendimento das causas, avaliação de suas consequências e constante disciplina para enfrentá-la.
A procrastinação impede o sucesso
A mudança na propensão de "faço isso depois" para "faço isso agora" requer uma ação positiva. As coisas não acontecem por si, mas ocorrem porque fazemos com que elas aconteçam. Faça as coisas diferentemente. Responda sua correspondência ao abrí-la, nunca deixe para responder mais tarde. Quando dissermos: "Preciso fazer algo sobre isso", faça-o na hora, não depois. Programe coisas, trabalhe e viva de acordo com a programação. Crie o hábito de fazer coisas importantes primeiro. Procrastinação é um problema psicológico e uma vitória sobre ela é essencialmente psicológica. O sucesso deriva de fazer as coisas impoortantes que levam a resultados. Procrastinação é também fazer atividades de baixa prioridade, ao invés de fazer atividades de alta prioridade.
Algumas dicas para resolver o problema da procrastinação
- Estabelaça prazos de início e conclusão.
- Faça o desdobramento das tarefas.
- Não espere a inspiração chegar: vá atrás dela.
- Procure saber tudo sobre a tarefa.
- Descubra as causas de sua indecisão.
- Evite o perfeccionismo (é melhor ter "5 bons" do que "1 ótimo").
